Telefoonvrij congres of seminar
Een telefoonvrij congres geeft je sprekers een zaal die echt luistert, en houdt slides en fragmenten binnen. Deelnemers houden hun telefoon bij zich, in een hoes die pas bij het verlaten van de zaal opengaat.
Waarom organisatoren kiezen voor een telefoonvrij congres
Op een congres of seminar heb je sprekers die weken aan hun verhaal hebben gewerkt, en deelnemers die een dag vrij hebben gemaakt. Toch kijkt een deel van de zaal tijdens de keynote naar zijn mail. Een telefoonvrij congres draait dat om. Wie in de zaal zit, is er ook echt.
Er speelt vaak nog een tweede reden. Op veel bijeenkomsten worden cijfers, plannen of ideeën gedeeld die niet buiten de zaal horen. Een foto van een slide is zo gemaakt en zo doorgestuurd. Met een hoes om de telefoon gebeurt dat niet.
Wij zijn Hoozy. We verhuren en verkopen hoezen van neopreen die dichtklikken met een magneet en alleen opengaan met een unlocker. Sinds augustus 2025 leveren we aan corporate events, theaters, clubs en scholen. Wij leveren het product en denken mee over de doorloop. Jouw team of de beveiliging doet de uitgifte. Werk je via een bureau, lees dan ook onze pagina voor evenementenbureaus.
Inloop, pauzes en vertrek op een telefoonvrij congres
- Inloop1
Registratie en hoes
Bij de registratie of de deur van de zaal gaat de telefoon in de hoes. Gemiddeld kost dat zes tot acht seconden per deelnemer, na de eerste dertig gaat het vlot.
- Programma2
Hoes in de zak of aan een strap
Deelnemers houden hun telefoon bij zich. Met een optionele strap hangt de hoes om de nek of aan een tasje.
- Pauze3
Kort open bij de koffie
Wil je dat mensen in de pauze hun berichten kunnen checken, zet dan een unlockpunt bij de koffie. Bij terugkomst in de zaal gaat de hoes weer dicht.
- Vertrek4
Open bij de uitgang
Bij het verlaten van de zaal houdt de deelnemer de hoes op de unlocker. De lege hoes gaat in de verzamelbak.
Voor deelnemers die bereikbaar moeten blijven
Op een zakelijk congres zitten mensen die niet een hele dag onbereikbaar kunnen zijn. Een arts met dienst, een manager met een team, een ouder met een kind dat ziek thuis is. Een volledig afgesloten hoes is voor hen een drempel. Daarom hebben we de cameravrije hoes.
Die heeft een venster van pvc. Je kunt er doorheen appen, bellen en zelfs betalen. Open je de camera, dan zie je alleen een waas. De achterkant is helemaal afgedekt, dus ook omdraaien helpt niet. Zo blijft een deelnemer bereikbaar, terwijl er geen slides, sprekers of collega’s op beeld komen.
Welke hoes voor welk deel van het programma
Gaat het je vooral om geen opnames, dan is de cameravrije hoes vaak genoeg. Wil je ook dat niemand tijdens de keynote zit te typen, kies dan de volledig afgesloten hoes. Je kunt ook mengen: afgesloten in de hoofdzaal, en een tussentijds unlockpunt voor wie echt even moet bellen.
Lezingen, theater en comedy: geen opnames die uitlekken
Wat voor een congres geldt, geldt ook voor een avondlezing, een theatervoorstelling of een comedyshow. De maker wil een zaal die meedoet, en geen fragmenten die de volgende dag zonder context online staan. Bij een voorstelling in het donker komt daar nog bij dat elk oplichtend scherm de rijen eromheen stoort. Voor die avonden adviseren we meestal de volledig afgesloten hoes.
De uitloop na afloop
Bij een lezing of show loopt de zaal in één keer leeg. Dat is het moment om goed te plannen. Als richtlijn rekenen we één unlocker en één punt per honderd gasten. Heeft de zaal twee uitgangen, verdeel de punten dan over beide. Heeft hij er één, dan heeft het weinig zin om tien punten neer te zetten. We rekenen het per zaal met je uit. Meer over het verloop op de dag lees je op hoe het werkt.
Gasten vooraf informeren
Zet in de uitnodiging of op het ticket dat het een telefoonvrij programma is. Gasten die het vooraf weten, reageren in negen van de tien gevallen positief. Wie het pas bij de deur hoort, heeft meer uitleg nodig. Van ons krijg je een handout met tips voor de indeling en de communicatie.
Eén congres huren, een reeks seminars kopen
Organiseer je één congres per jaar, dan is huren het meest logisch. Je kiest een pakket S, M of L. De unlockers zitten erbij, vijf bij S en M en tien bij L. Heb je meer uitgangen of een grotere zaal, dan kunnen er extra unlockers bij. We bezorgen de hoezen met verzamelbakken, of je haalt ze zelf op. Bezorgkosten rekenen we per kilometer.
Er is geen minimum. We hebben een event gedaan met dertig hoezen, voor een ruimte waar niet gefilmd mocht worden. Een kleine besloten sessie met een spreker kan dus ook. Wel is de prijs per hoes bij kleine aantallen hoger, omdat bezorgen en ophalen hetzelfde werk blijven.
Organiseer je elke maand seminars of werk je als bureau met vaste opdrachtgevers, dan kan kopen interessanter zijn. Bij een bureau dat wekelijks met de hoezen werkt, gaat een hoes zo’n drie jaar mee. Een onderhoudscontract is ook mogelijk. Dan betaal je een maandbedrag en vervangen wij hoezen die kapot zijn.
Dit wil je misschien ook weten.
Vragen over een telefoonvrij congres
Staat je vraag er niet bij? Bel of mail ons. We denken graag mee over de aanpak van jouw event.
Vinden deelnemers een telefoonvrij congres niet te streng?
Dat valt mee als je het vooraf meldt. Leg uit waarom je het doet, bijvoorbeeld voor de sprekers of omdat er vertrouwelijke informatie gedeeld wordt. Met de cameravrije hoes blijven deelnemers bovendien bereikbaar.
Kan een spreker zelf zijn telefoon houden?
Dat bepaal jij. Sprekers en organisatie hebben vaak hun telefoon nodig voor de techniek of de planning. Spreek vooraf af wie geen hoes krijgt, zodat de mensen bij de deur dat weten.
Wie staat er bij de deur?
Dat doet jouw eigen team, de hostesses of de beveiliging. Wij leggen uit hoe het werkt. Willen jullie dat iemand van Hoozy op locatie meehelpt, dan kan dat in overleg, tegen meerkosten.
Passen laptops en tablets ook in de hoes?
Nee. De hoes is gemaakt voor telefoons, smartwatches en slimme brillen. Voor laptops en tablets maak je een eigen afspraak, bijvoorbeeld dat ze in de tas blijven tijdens de sessies.
Werkt het ook als deelnemers tussen zalen wisselen?
Ja. De telefoon zit in de hoes en gaat mee naar de volgende zaal. Je bepaalt zelf waar de unlockpunten staan, bijvoorbeeld alleen bij de hoofduitgang of ook bij de pauzeruimte.
Kunnen we de hoezen met ons congreslogo laten maken?
Ja, als je ze koopt. Eigen logo, kleuren of zelfs een andere sluiting zijn mogelijk, met een klein Hoozy-label ergens op de hoes. Reken op een voorbeeldhoes en daarna een aantal weken voor de bestelling. Kijk ook bij telefoonhoesjes met logo.
Wat gebeurt er met hoezen die na het congres ontbreken?
Na afloop tellen we alles na. Voor een hoes die kwijt is of echt kapot, rekenen we 19,95 euro. Normale slijtage rekenen we niet door.
