Telefoonvrije bedrijfsevenementen
Een interne sessie, een vertrouwelijke presentatie of een personeelsevent werkt beter als niemand filmt of scrolt. Met Hoozy hoezen maak je je bedrijfsevenement telefoonvrij, ook als niet iedereen zich aan een verzoek houdt.
Waarom een verzoek aan collega's niet genoeg is
Bij bedrijfsevenementen begint het vaak met een mail: graag tijdens de sessie geen telefoons. De meeste collega’s houden zich eraan. Maar in een grote organisatie, met afdelingen die elkaar nauwelijks kennen, voelt niet iedereen zich aangesproken door een verzoek van één persoon. Er wordt toch even een slide gefotografeerd, of er belandt een foto van de zaal in een groepsapp.
Voor een telefoonvrij bedrijfsevenement wil je dat het niet afhangt van ieders goede wil. Daarvoor leveren wij hoezen. Bij de ingang gaat de telefoon in de hoes en klikt hij dicht met een magneet, die alleen opengaat met een unlocker. Iedereen houdt zijn eigen telefoon bij zich. Er hoeft niets ingeleverd te worden bij een garderobe en niemand is na afloop zijn telefoon kwijt.
Twee redenen: aandacht en vertrouwelijkheid
Bij een interne sessie of een trainingsdag gaat het om aandacht. Je haalt mensen een dag van hun werk en wilt dat ze er dan ook echt zijn, niet half in hun mail. Bij een vertrouwelijke presentatie gaat het om wat er naar buiten gaat. Denk aan plannen die nog niet gedeeld mogen worden met klanten of de pers, of cijfers die eerst intern besproken worden. Gaat het om een nieuw product dat nog onder embargo valt, lees dan onze pagina over productlaunches.
Welke hoes bij welk bedrijfsevenement
Zo denken we met zakelijke klanten mee. Het blijft maatwerk, want elke locatie en elk programma is anders.
| Kenmerk | Hoes | Uitloop | Unlockpunten |
|---|---|---|---|
| Interne sessie of town hall | Cameravrij of afgesloten | Geleidelijk | Weinig, verdeeld over de uitgangen |
| Vertrouwelijke presentatie | Afgesloten | In één keer na afloop | Bij de deur van de zaal |
| Trainingsdag of heidag | Afgesloten tijdens de sessies | Per sessie | Bij de zaal, open in de pauzes |
| Personeelsfeest met eindtijd | Cameravrij | Iedereen tegelijk | Meer punten bij de uitgang |
| Congres met meerdere zalen | Cameravrij | Geleidelijk | Een punt per uitgang en een tussentijds punt |
Minder unlockpunten dankzij een geleidelijke uitloop
Een praktisch voordeel van bedrijfsevenementen: mensen lopen zelden allemaal tegelijk weg. Na het plenaire deel blijft een deel hangen voor een drankje, een ander deel vertrekt meteen naar huis. Die geleidelijke uitloop betekent dat je bij de uitgang minder unlockpunten nodig hebt dan bij een feest of een concert.
Onze richtlijn is één unlocker en één punt per honderd gasten. Bij een zakelijk event met een rustige uitloop kom je vaak met minder toe. Heeft je locatie meerdere uitgangen, dan wil je bij elke uitgang wel een punt. De unlocker heeft een verzwaarde magneet en ligt los op tafel. Iemand van de receptie of de hosts kan het openen er dus gewoon bij doen. Het kost zes tot acht seconden per gast.
Uitgifte bij de registratie
Bij de meeste zakelijke events is er al een registratiebalie. Daar kun je de uitgifte mooi bij doen: badge uitreiken, telefoon in de hoes, door naar de zaal. Komt de hele groep in een kwartier binnen, zet er dan een extra persoon bij. Houd ook rekening met gasten die een handje hulp nodig hebben, zoals iemand in een rolstoel. Dat vertraagt de rij een beetje.
Bereikbaar voor wat echt dringend is
Zakelijke gasten willen vaak bereikbaar blijven, bijvoorbeeld een leidinggevende met een dienst of iemand met kinderen thuis. Met de cameravrije hoes kan dat. Door het venster van pvc werken bellen en appen, alleen de camera geeft een waas. Wil je echt volledige aandacht, kies dan de afgesloten hoes en zet een tussentijds unlockpunt neer voor noodgevallen.
Zo regel je een telefoonvrij bedrijfsevenement
- 01Aankondigen
Zet het in de agenda-uitnodiging en vertel waarom. Wie het vooraf weet, heeft zijn telefoon klaar bij de deur.
- 02Advies op maat
We kijken naar het aantal gasten, de uitgangen en het programma, en adviseren een pakket S, M of L.
- 03Levering
We bezorgen hoezen, unlockers en verzamelbakken op de locatie, of je haalt ze zelf op in Monster.
- 04Uitgifte bij de registratie
Je eigen team of de hosts doen de telefoon in de hoes, naast het uitreiken van de badges.
- 05Ophalen en natellen
Na afloop tellen we alles na. Alleen hoezen die kwijt of echt kapot zijn, rekenen we door: 19,95 euro per stuk.
Hoezen met het logo van je eigen bedrijf
Organiseert je bedrijf vaker sessies waar de telefoon weg moet, dan kun je de hoezen ook kopen. Die laat je bedrukken met je eigen logo en kleuren. Dan voelt de hoes minder als een maatregel en meer als iets van je eigen organisatie. Een klein Hoozy-label blijft zichtbaar, de rest bepaal je zelf. Je kunt zelfs kiezen voor een andere sluiting of een harde kaft.
Het traject is overzichtelijk. Je stuurt je logo mee via het aanvraagformulier op onze contactpagina. Eerst maken we een voorbeeldhoes, die meestal binnen twee à drie weken klaar is. Na je akkoord volgt de grote bestelling binnen vier tot zes weken. Rond kerst en Chinees nieuwjaar duurt dat langer, dus plan op tijd. Meer voorbeelden vind je bij telefoonhoesjes met logo. Gebruik je de hoezen vaak, dan kan een onderhoudscontract handig zijn. Je betaalt dan een maandbedrag en wij vervangen hoezen die kapotgaan.
Huren voor één keer
Is het een eenmalige sessie, dan huur je gewoon. Er is geen minimum en geen jaarcontract, en je hebt bij ons een vast aanspreekpunt in Nederland. Bij weinig hoezen wegen bezorgen en ophalen wel zwaarder in de prijs per hoes. Leveringskosten rekenen we per kilometer.
Dit wil je misschien ook weten.
Vragen over telefoonvrije bedrijfsevenementen
Staat je vraag er niet bij? Bel of mail ons. We denken graag mee over de aanpak van jouw event.
Vinden medewerkers het niet betuttelend?
Als ze het vooraf weten en snappen waarom, valt dat mee. Bij besloten events waar het vanzelfsprekend is dat de telefoon wegblijft, hoor je er eigenlijk niemand over. Leg in de uitnodiging uit waarom je het doet. Dat werkt beter dan een verbod zonder uitleg.
Kunnen we alleen het plenaire deel telefoonvrij maken?
Ja. Je zet de uitgifte bij de deur van de zaal en een unlockpunt bij de uitgang ervan. Daarbuiten, in de foyer of bij de lunch, kan iedereen zijn telefoon gewoon gebruiken.
Is dit ook geschikt voor een personeelsfeest?
Zeker. Let dan wel op de eindtijd. Op een feest gaat iedereen tegelijk naar huis, dus je hebt meer unlockpunten nodig dan bij een congres. Lees meer op onze pagina over een telefoonvrij feest.
Wie is verantwoordelijk voor de telefoons?
De medewerker zelf. De telefoon blijft bij de eigenaar in de hoes, in zijn zak of tas. Je neemt als organisatie dus geen telefoons in bewaring, en dat scheelt gedoe en verantwoordelijkheid.
Kunnen we de hoezen bedrukken voor één evenement?
Personaliseren doen we bij aankoop, omdat er een voorbeeldhoes en een productietijd van vier tot zes weken bij horen. Voor een eenmalig event huur je onze standaard hoezen. Organiseer je vaker sessies, dan wordt een eigen bedrukte set interessant.
Passen ook grote zakelijke telefoons en smartwatches in de hoes?
Ja. De hoes is ruim genoeg voor elke telefoon, ook grote modellen en klaptelefoons. Smartwatches en slimme brillen passen er ook in. Daarna past hij nog in de meeste broekzakken en handtassen.
