Zo werkt een telefoonvrij event
Hoe werkt het met Hoozy hoezen op een event? Hieronder lees je wat er voor, tijdens en na je event gebeurt, wie wat doet en hoe je plant zodat er bij de deur geen rij ontstaat.
Hoe werkt het met Hoozy, in het kort
De vraag die we naast de prijs het vaakst krijgen, is hoe het in de praktijk werkt. Dat snappen we. Een hoes op een foto zegt weinig over wat er op de avond zelf gebeurt. Daarom lopen we het hier helemaal door.
Het principe is simpel. Bij de ingang gaat de telefoon van iedere gast in een hoes van neopreen. De hoes klikt dicht met een magneet en gaat met de hand niet meer open. De gast houdt hem bij zich. Bij het weggaan gaat de hoes open op een unlocker en krijgt de gast zijn telefoon terug. Er wordt dus niets ingenomen, bewaard of teruggezocht, en de gast blijft zelf verantwoordelijk voor zijn telefoon.
Belangrijk om te weten: Hoozy levert het product en het advies. Wij zijn geen evenementenbureau. Het uitdelen en openen doet jouw eigen personeel of de beveiliging. Wil je toch dat wij op locatie staan, dan kan dat in overleg, tegen meerkosten.
Van aanvraag tot natelling: wat er wanneer gebeurt
- Voor het event1
Je vertelt ons over je event
Type event, aantal gasten, datum, locatie en het aantal in- en uitgangen. Daarmee adviseren we welke hoes past en hoeveel openpunten je nodig hebt.
- 2
Offerte en pakket
Je krijgt een voorstel met een pakket S, M of L. De unlockers zitten erin. Zijn er meer nodig, dan komen ze er als extra bij.
- 3
Gasten vooraf inlichten
Zet in de uitnodiging, op het ticket of in de bevestigingsmail dat telefoons in een hoes gaan. Wie het weet, heeft zijn telefoon al klaar bij de deur.
- 4
Levering of zelf ophalen
Wij bezorgen de hoezen, unlockers en verzamelbakken, met een handout voor je team. Zelf ophalen in Monster en daarna terugbrengen kan ook.
- Op de dag5
Uitgifte bij binnenkomst
Je personeel stopt de telefoon in de hoes en klikt hem dicht. Na een stuk of dertig gasten zit de handeling erin.
- 6
Tijdens het programma
Gasten dragen de hoes in hun zak, hun tas of aan een strap. Op grote events is er een tussentijds unlockpunt, bijvoorbeeld bij de rookruimte of voor noodgevallen.
- Na afloop7
Openen bij vertrek
Bij de uitgang houdt je team de hoes op de unlocker. De telefoon gaat terug naar de gast en de hoes de bak in.
- 8
Ophalen en natellen
Wij halen alles op en tellen na. Is een hoes kwijt of echt kapot, dan rekenen we 19,95 euro per hoes. Normale slijtage niet.
Zo plan je de ingang en de uitgang
Rekenen met zes tot acht seconden
De telefoon in de hoes stoppen en dichtklikken kost gemiddeld zes tot acht seconden per gast. De eerste paar gaan langzamer, daarna wordt het lopendebandwerk. Reken het even door: honderd gasten bij één punt kost dan zo’n tien tot dertien minuten. Komen je gasten in een korte piek binnen, zet dan meer mensen bij de ingang. Komen ze verspreid binnen, dan kun je met minder.
Hoeveel openpunten bij de uitgang
Voor het openen adviseren we als richtlijn één unlocker en één punt per honderd gasten. Twee dingen bepalen of je daarboven of daaronder uitkomt. Ten eerste de eindtijd. Bij een feest dat op een vast tijdstip stopt, loopt de hele zaal tegelijk naar buiten. Bij een zakelijk event of congres druppelen mensen weg en heb je minder punten nodig. Ten tweede de ruimte. Elke uitgang die open is, heeft een eigen punt nodig. Maar bij één smalle deur kun je geen acht punten kwijt, hoe groot de groep ook is.
Hoeveel unlockers er in welk pakket zitten en hoe je ze neerlegt, lees je bij unlockers en accessoires.
Een extra handje voor wie hulp nodig heeft
Gasten in een rolstoel of met een andere beperking hebben soms wat hulp nodig. Dat kost net wat meer tijd per persoon. Zet in dat geval een tweede medewerker bij de ingang, zodat de rij gewoon doorloopt.
Hoe gasten reageren, en wat je vooraf vertelt
De meeste gasten vinden het leuk. Veel mensen kennen het nog niet, dus het voelt nieuw. Dat werkt wel alleen als ze niet bij de deur verrast worden. In negen van de tien gevallen weten gasten vooraf dat hun telefoon in een hoes gaat, en dan zijn ze in de praktijk tevreden.
Vertel daarom in de uitnodiging of op het ticket wat er gaat gebeuren en waarom. Bijvoorbeeld dat de avond om de artiest draait, of dat er iets wordt gepresenteerd wat nog niet naar buiten mag. Leg ook uit dat de telefoon gewoon bij de gast blijft en dat er een punt is voor noodgevallen. Dat haalt de meeste vragen bij de ingang al weg.
Nachtevenementen vragen meer voorbereiding
Bij events in de nacht, waar gedronken wordt, merken we meer frictie. Mensen willen nummers uitwisselen of even bereikbaar zijn, en ze gaan wat ruwer met de hoezen om. Plan daar een tussentijds unlockpunt in en overweeg de cameravrije hoes, waarmee appen en bellen blijft werken. Bij besloten zakelijke events speelt dit veel minder. Daar is het vaak al vanzelfsprekend dat de telefoon even weg is, en is soepel verloop de enige wens.
En op school?
Op een school ziet het proces er anders uit. De hoezen worden gekocht, de directie bepaalt of ze bij binnenkomst of pas in het lokaal dichtgaan, en vaak heeft elke docent een eigen unlocker. Dat lees je op telefoonhoesjes voor scholen.
Dit wil je misschien ook weten.
Vragen over hoe het werkt
Staat je vraag er niet bij? Bel of mail ons. We denken graag mee over de aanpak van jouw event.
Hoe ver van tevoren moet ik een aanvraag doen?
Dat hangt af van het aantal hoezen en de datum. Omdat we vanuit onze eigen voorraad in Nederland leveren, kunnen we snel schakelen. Neem contact op zodra je datum vaststaat, dan plannen we de levering met je in. Wil je hoezen met een eigen logo, reken dan op meerdere weken.
Wat staat er in de handout voor mijn team?
Tips voor de indeling van je event: waar de uitgifte komt, waar de unlockpunten staan en hoe je de verzamelbakken neerzet. We bespreken het vooraf ook met je, zodat speciale wensen meegenomen worden. Onze gratis brochure kun je onderaan elke pagina aanvragen.
Hoeveel mensen moet ik bij de ingang zetten?
Daar is geen vast getal voor. Reken met zes tot acht seconden per gast. Eén medewerker helpt dan zo'n honderd gasten in tien tot dertien minuten. Komt iedereen in een korte piek binnen, of verwacht je gasten die extra hulp nodig hebben, zet dan een tweede medewerker per ingang neer. We rekenen het vooraf met je door.
Werkt het ook bij een event in het buitenland?
Ja. Meestal leveren we de hoezen aan, neem je ze mee naar het buitenland en breng je ze daarna terug. We plannen dat samen met je in.
Hoe gaat de natelling na afloop?
Na het ophalen tellen we alle hoezen na en kijken we of er schade is. Is een hoes kwijt of echt onbruikbaar, dan rekenen we 19,95 euro per hoes. Gebruikssporen horen erbij en rekenen we niet door. Dat staat ook in onze algemene voorwaarden.
Kan ik de hoezen zelf ophalen en terugbrengen?
Ja, dat kan in Monster. Je haalt de hoezen, unlockers en bakken op voor je event en brengt ze daarna terug. Liever bezorgd? Dan brengen en halen wij, en rekenen we leveringskosten per kilometer. Vraag een offerte aan voor jouw datum.
